8. Организация работы Ревизионной комиссии.

8.1. Ревизионная комиссия решает все вопросы на своих заседаниях. На заседаниях ревизионной комиссии ведется протокол. Протокол заседания ревизионной комиссии подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола. Заседания ревизионной комиссии проводятся перед началом и по результатам проверки.

8.2. Уведомление о проведении заседания ревизионной комиссии товарищества направляется председателем или секретарем членам ревизионной комиссии электронной почтой по «Интернет» и коротким текстовым сообщением (смс) по мобильному номеру телефона не позднее, чем за десять календарных дней до даты проведения заседания.

8.3. Все заседания ревизионной комиссии проводятся в очной форме.

8.4. Заседание ревизионной комиссии включает в себя следующие этапы:

- открытие заседания председателем ревизионной комиссии;

- определение кворума заседания;

- оглашение вопросов повестки дня заседания;

- выступления с докладами, сообщениями и отчетами по вопросам повестки дня заседания, их обсуждение;

- формулирование председателем ревизионной комиссии проекта решения по вопросам повестки дня;

- голосование по вопросам повестки дня заседания;

- подведение итогов голосования;

- оглашение решений ревизионной комиссии по вопросам повестки дня;

- оформление протокола заседания ревизионной комиссии.

8.5. Заседание ревизионной комиссии правомочно (имеет кворум), если в нем участвуют более половины членов ревизионной комиссии. В случае отсутствия кворума, заседание ревизионной комиссии переносится на более поздний срок, но не более, чем на десять календарных дней.

8.6. Заседания ревизионной комиссии ведет председательствующий.

Председательствующим на заседаниях ревизионной комиссии является председатель ревизионной комиссии товарищества. В случае отсутствия на заседании председателя ревизионной комиссии, председательствующий избирается на заседании ревизионной комиссии из числа членов ревизионной комиссии.

8.7. При решении вопросов каждый член комиссии обладает одним голосом. Решения, акты и заключения ревизионной комиссии утверждаются простым большинством голосов при помощи поименного голосования или простым поднятием руки, присутствующих на заседании членов ревизионной комиссии.

8.8. Члены ревизионной комиссии в случае своего несогласия с решением комиссии вправе зафиксировать в протоколе заседания особое мнение и довести его до сведения Правления товарищества и Председателя товарищества, Общего собрания членов товарищества.

8.9. Протокол заседания ревизионной комиссии должен содержать:

- дату, время и место проведения заседания;

- перечень членов ревизионной комиссии и лиц, присутствующих на заседании;

- информацию о кворуме заседания;

- вопросы, включенные в повестку дня заседания;

- основные положения выступлений, докладов и отчетов по вопросам повестки дня;

- итоги голосования;

- решения, принятые ревизионной комиссией.

8.10. Протокол заседания ревизионной комиссии составляется не менее, чем в двух экземплярах не позднее семи дней с момента проведения заседания, подписывается председателем и секретарем ревизионной комиссии и заверяется круглой печатью товарищества.

Копия протокола заседания Ревизионной комиссии может рассылаться Председателем Ревизионной комиссии каждому участнику товарищества по адресам электронной почты, указанным в реестре членов товарищества, и лиц, ведущих садоводство без участия в товариществе. При наличии в таких реестрах сведений о номере мобильного телефона участника Товарищества, копия протокола может рассылаться в коротком тестовом сообщении (смс) посредством мобильной связи с сотового номера Председателя Ревизионной комиссии и/или с использованием созданного Председателем товарищества группового чата в системе мгновенного обмена сообщениями для мобильных и иных платформ (Viber, WhatsApp, Instagram, Facebook и т.п.).

8.11. Протоколы заседаний ревизионной комиссии подшиваются в книгу протоколов заседаний данного органа, которая должна постоянно храниться в делах товарищества. Книга протоколов должна в любое время предоставляться любому члену товарищества для ознакомления.

8.12. Копии протоколов заседаний и решений ревизионной комиссии и выписки из данных протоколов, заверенные подписью председателя ревизионной комиссии и печатью товарищества, представляются членам товарищества по их требованию, а также органу местного самоуправления, на территории которого находится товарищество, органам государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации, судебным и правоохранительным органам, организациям в соответствии с их запросами в письменной форме.

9. Порядок избрания и досрочного прекращения полномочий членов Ревизионной комиссии.

9.1. Выдвижение кандидатов в ревизионную комиссию осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации, уставом товарищества.

9.2. Голосование при выборах ревизионной комиссии проводится отдельно по каждой кандидатуре в члены ревизионной комиссии. Решение о включении конкретного лица в состав ревизионной комиссии принимается простым большинством голосов членов, принимающих участие в общем собрании членов товарищества.

9.3. Если по итогам голосования на Общем собрании членов товарищества кандидат прошел одновременно в какой-либо орган управления и в ревизионную комиссию товарищества, то он вправе выбрать членство в одном из этих органов. На освободившуюся должность общее собрание членов товарищества выдвигает новую кандидатуру.

9.4. Член ревизионной комиссии вправе по своей инициативе выйти из ее состава в любое время, письменно известив об этом остальных ее членов.

9.5. Полномочия члена ревизионной комиссии прекращаются автоматически в связи с его вхождением в органы управления товарищества или избрания члена его семьи (супруг, родитель, дети, внуки, братья и сестры (их супруги) Председателем товарищества или членом Правления.

9.6. Полномочия отдельных членов или всего состава Ревизионной комиссии могут быть прекращены досрочно решением Общего собрания членов товарищества по следующим основаниям:

а) по требованию не менее чем одной четверти общего числа членов товарищества;

б) отсутствие члена Ревизионной комиссии на ее заседаниях или неучастие в ее работе в течение шести месяцев;

в) при проведении проверок члены (член) Ревизионной комиссии ненадлежащим образом изучили все документы и материалы, относящиеся к предмету проверки, что повлекло за собой неверные заключения Ревизионной комиссии;

г) систематическое (два и более раз) невыполнение отдельными членами Ревизионной комиссии или Ревизионной комиссией своих обязанностей, установленных настоящим уставом;

д) неуплата членом ревизионной комиссии установленных настоящим уставом взносов и непогашенной задолженности по оплате электроэнергии в течение более 30 (тридцати) дней, начиная с последнего дня срока оплаты платежа, за исключением случаев, когда просрочка вызвана уважительной причиной, т. е. объективно препятствующей осуществлению платежа;

е) совершения иных действий (бездействия) членов Ревизионной комиссии, повлекших неблагоприятные для товарищества последствия.

9.7. Досрочное расторжение гражданско-правовых договоров с гражданами, привлеченными к работе в составе Ревизионной комиссии, от имени товарищества осуществляет Председатель товарищества по решению Общего собрания членов товарищества.

9.8. В случае, когда число членов Ревизионной комиссии становится менее половины от избранного числа, предусмотренного уставом товарищества, Правление товарищества обязано созвать Общее собрание членов товарищества для избрания нового состава Ревизионной комиссии. Оставшиеся члены Ревизионной комиссии осуществляют свои функции до избрания нового состава Ревизионной комиссии внеочередным Общим собранием членов товарищества.

9.9. В случае досрочного прекращения полномочий Ревизионной комиссии полномочия вновь избранных членов Ревизионной комиссии действуют до следующего момента избрания (переизбрания) Ревизионной комиссии Общим собранием членов товарищества.

9.10. Если Общее собрание членов товарищества досрочно прекратило полномочия всего состава Ревизионной комиссии в целом или ее отдельных членов, в результате чего их число стало менее половины от избранного состава, и не избрало новый состав Ревизионной комиссии (отдельных ее членов), то в течение не более семи календарных дней с момента принятия данного решения, Правление товарищества обязано принять решение о созыве Общего собрания членов товарищества с пунктом повестки дня об избрании нового состава Ревизионной комиссии. Правление товарищества устанавливает срок внесения предложений по кандидатам в состав Ревизионной комиссии. Вносить предложения по кандидатам в состав Ревизионной комиссии имеют право члены товарищества.

 

 

 

 

 

Приложение №2

К Уставу ТСН «СНТ «Дружба»

Положение о делопроизводстве и архивном деле

1. Общие положения.

1.1. Требования настоящего Положения Устава распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.

1.2. Организация делопроизводства в товариществе осуществляется традиционным способом на бумажных носителях с возможностью использования электронных носителей и системы электронного документооборота.

1.3. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется Правлением товарищества.

1.4. Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения или иную тайну, персональные данные), осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

1.5. Настоящее Положение не распространяется на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. К финансовой, бухгалтерской и к другой специальной документации правила устава распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.7. Делопроизводство в товариществе организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 21 ФЗ-2017 от 29.07.2017.

1.8. Ответственность за состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Уставом порядка работы с документами и за их сохранность возлагается на Председателя товарищества.

2.Порядок передачи дел вновь избранному Председателю товарищества

2.1 После избрания общим собранием Председателя, прежний Председатель товарищества обязан в течение 7 (семь) дней передать по акту все дела по делопроизводству вновь избранному Председателю. При этом инициатива в передаче дел должна исходить от прежнего Председателя.

2.2. В случае затягивания процесса передачи дел товарищества более чем на 7 (семь) дней без уважительных причин, Правление товарищества вправе принять решение о привлечении прежнего Председателя к ответственности.

Не позднее следующего дня за днем принятия решение Правления о привлечении к ответственности направляется ценным письмом с описью вложения по адресу места жительства прежнего Председателя. По истечении 14 (четырнадцати) дней с момента почтового отправления и при отсутствии добровольного исполнения решения Правления товарищества, вновь избранный Председатель на основании соответствующего решения Правления товарищества и доказательств его почтового отправления вправе обратиться в суд по месту нахождения товарищества с иском к прежнему Председателю с требованием передать дела и привлечении к ответственности в виде штрафа в пользу товарищества.

3. Правление обязано:

3.1. Обеспечивать тщательную подготовку документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также правильное их оформление.

3.2. Принимать меры к сокращению документооборота и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов).

3.3. Обеспечивать сохранность документов и неразглашение содержащейся информации.

3.4. В течение 7 (семи) дней с момента поступления обращения обеспечивать ознакомление членов Товарищества или обеспечить изготовление копий следующих документов:

1) устав товарищества, документ, подтверждающий факт внесения записи в единый государственный реестр юридических лиц;

2) бухгалтерская (финансовая) отчетность товарищества, приходно-расходные сметы товарищества, отчеты об исполнении таких смет, аудиторские заключения (в случае проведения аудиторских проверок);

3) заключения ревизионной комиссии товарищества;

4) документы, подтверждающие права товарищества на имущество, отражаемое на его балансе;

5) протоколы собрания об учреждении товарищества, протоколы Общего собрания членов товарищества, заседаний Правления товарищества и Ревизионной комиссии товарищества;

6) финансово-экономические обоснования размера взносов;

7) иные внутренние документы товарищества.

4. Работа с документами

4.1. Подлинники документов выдаются членам товарищества, ревизионной комиссии для ознакомления на месте. Из помещения Правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев, определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

4.2. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Председателя товарищества и на основании письменных запросов.

4.3. Использование сведений, содержащихся в документах товарищества, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается с письменного разрешения Председателя товарищества.

4.4. Непосредственное ведение делопроизводства в товариществе осуществляется Председателем или членом Правления товарищества, ответственным за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение.

4.5. При увольнении и/или прекращении полномочий лица, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.

5. Создание документов в товариществе.

5.1. Документы в товариществе оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

5.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

5.3. Образец бланков, электронные шаблоны бланков товарищества утверждаются Правлением товарищества.

5.4. Реквизитами документов товарищества являются:

• наименование товарищества;
• должность лица – автора документа;
• подпись должностного лица;
• вид документа;
• место составления документа;
• адресат;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• текст документа;
• ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (если имеются);
• отметка о наличии приложений;
• оттиск печати;
• отметка о заверении копии.

5.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

5.6. В Товариществе выделяются три вида документов: внутренняя документация, поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая).

5.7. К внутренней документации товарищества отнесены следующие виды документов:

• Протоколы с решениями органов управления товарищества (протоколы Общих собраний членов товарищества, протоколы Правления товарищества);
• Постановления Правления товарищества (принимаются в соответствии с решениями Общих собраний членов товарищества);
• Предписания Правления товарищества (принимаются в рамках компетенции товарищества);
• Реестр членов товарищества;
• Журнал регистрации заседаний Правления товарищества;
• Журнал регистрации Общих собраний членов товарищества.

5.8. Конкретную форму документов, указанных в п.6.7 разрабатывает и утверждает Правление товарищества.

5.9. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

Вид регистрационного номера – Например: вх. 001/01-2018, где 001 – порядковый регистрационный номер; 01 – номер дела, в котором этот документ будет подшит; 2018 – год поступления.

На рассмотрение документа, в том числе обращения (жалобы) члена Товарищества, отводится 14 дней.

5.10. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или утверждения Правлением, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации исходящих документов.

5.11. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции:

• Перед текстом письма обязательно указывается, на какой исходящий номер даётся ответ.

Исходящие документы подписываются Председателем товарищества. Финансовые документы подписываются Председателем товарищества и главным бухгалтером (лицом, назначенным Правлением исполнителем обязанности главного бухгалтера).

• Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй остается в товариществе и подшивается в соответствующее дело.

5.12. Из образующихся в процессе деятельности товарищества документов формируется документальный фонд товарищества. Формирование документального фонда товарищества осуществляется Правлением товарищества путем составления номенклатуры документов, обеспечения их сохранности, учета и включения в архив Товарищества.

5.13. Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского и кадрового учёта вносятся в общую номенклатуру товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером (кассиром или председателем) товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

5.14.. Документы кадрового учета ведутся отдельно и хранятся Председателем товарищества в соответствии с Трудовым Кодексом и др. нормативными документами.

6. Ведение Архива

6.1. Архивные документы товарищества хранятся в сейфе или закрытом шкафу в офисе товарищества.

6.2 Уничтожение документов товарищества производится в соответствии с правилами настоящего Устава.

6.3 Малозначительные документы товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения товариществом.

6.4. В течение 49 лет не подлежат уничтожению:

• учредительные документы;
• уставы во всех редакциях;
• внутренние регламентирующие документы во всех редакциях;
• заявления на членство в товариществе;
• договоры на пользование инфраструктурой с садоводами – гражданами, ведущими садоводство без участия в товариществе, ;
• документы (в том числе приложения к ним) Общего собрания, заседаний Правления, комиссий;
• отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;
• сопроводительные документы на имущество общего пользования;
• судебные решения по делам с участием товарищества;
• акты уничтожения документов.

6.5 Уничтожение документов проводится по решению Правления товарищества с обязательным участием бухгалтера (кассира).

6.6 Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

• номер протокола заседания правления;
• наименование, дата регистрации, номера уничтоженных документов;
• лица, осуществившие уничтожение документов.

6.7. После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием даты и номера акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле товарищества постоянно.